Videosorveglianza – consenso al trattamento dei dati

Il Garante della Privacy ha adottato nel 2000, poi nel 2004 e infine nel 2010 le linee guida e un codice deontologico e di buona condotta allo scopo di fissare regole precise e garanzie riguardo alla raccolta, all’uso e alla conservazione delle immagini rilevate attraverso videosorveglianza. Il Provvedimento del 29/04/2004 stabilisce che gli interessati devono essere informati che stanno per accedere o che si trovano in una zona videosorvegliata e dell’eventuale registrazione; ciò anche nei casi di eventi e in occasione di spettacoli pubblici (concerti, manifestazioni sportive) o di attività pubblicitarie (attraverso web cam). Se presenti più telecamere e in funzione dell’area e del tipo di inquadratura vanno installati più cartelli. poiché le immagini acquisite costituiscono dati di carattere personale ai sensi dell’art.1, comma 2, lettera c, legge n.675, è facoltà dell’interessato richiedere l’accesso a tali dati, come da art.13, con risposta entro 90gg.
Le immagini registrate vanno conservate per un periodo limitato non superiore alle 24h, fatto salvo per attività particolarmente rischiose ( banche, sicurezza pubblica ) in relazione a indagini di polizia e giudiziarie e comunque non superiore a 7gg.
La videosorveglianza “in remoto” da parte di società specializzate (es. società di vigilanza, Internet providers) mediante collegamento telematico ad un unico centro, sono obbligatorie specifiche misure di sicurezza.
Per i sistemi dotati di software che permettono l’associazione di immagini a dati biometrici (es. “riconoscimento facciale”) o in grado, ad esempio, di riprendere e registrare automaticamente comportamenti o eventi anomali e segnalarli (es. motion detection) è obbligatoria la verifica preliminare del Garante.
E’ lecito l’utilizzo di telecamere per controllare discariche di sostanze pericolose ed “eco piazzole”, per monitorare modalità del loro uso, tipologia dei rifiuti scaricati e orario di deposito.
Nei luoghi di lavoro le telecamere possono essere installate solo nel rispetto delle norme in materia di lavoro. Vietato comunque il controllo a distanza dei lavoratori, sia all’interno degli edifici, sia in altri luoghi di prestazione del lavoro (es. cantieri, veicoli).
Negli Ospedali e luoghi di cura è proibita la diffusione di immagini di persone malate mediante monitor quando questi sono collocati in locali accessibili al pubblico. E’ ammesso, nei casi indispensabili, il monitoraggio da parte del personale sanitario dei pazienti ricoverati in particolari reparti (es. rianimazione), ma l’accesso alle immagini deve essere consentito solo al personale autorizzato e ai familiari dei ricoverati.
Negli Istituti scolastici è ammessa l’installazione di sistemi di videosorveglianza per la tutela contro gli atti vandalici, con riprese delimitate alle sole aree interessate e solo negli orari di chiusura.
Nei Taxi le telecamere non devono riprendere in modo stabile la postazione di guida e la loro presenza deve essere segnalata con appositi contrassegni.
E’ lecita l’installazione su mezzi di trasporto pubblico e presso le fermate, ma rispettando limiti precisi (es. angolo visuale circoscritto, riprese senza l’uso di zoom).
A tutela delle persone e della proprietà, contro possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro ecc., si possono installare telecamere senza il consenso dei soggetti ripresi, ma sempre sulla base delle prescrizioni indicate dal Garante.
I dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, anche in relazione alla trasmissione delle immagini (artt. 31 e ss. del Codice)

Di seguito alcuni esempi di modello di informativa

INFORMATIVA IN CASO DI INSTALLAZIONE DI SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA
( ragione sociale dell’azienda )

Ai sensi dell’art. 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 la ( ragione sociale dell’azienda ) informa che in questo locale è installato un impianto di videosorveglianza con telecamera fissa.
Nell’esercitare attività di videosorveglianza, la ( ragione sociale dell’azienda ) rispetta il principio di proporzionalità tra i mezzi impiegati ed i fini perseguiti, in particolare si precisa che:

  • il trattamento dei dati avviene secondo correttezza e per scopi determinati, espliciti e legittimi;
  • l’attività è svolta per la prevenzione di un pericolo concreto o di specifici reati: solo le autorità competenti sono legittimate ad accedere alle informazioni raccolte.

Inoltre l’attività di videosorveglianza è esercitata osservando le seguenti indicazioni.

Finalità del trattamento cui sono destinati i dati
I dati personali raccolti sono trattati al solo fine di garantire i seguenti scopi:

  • Prevenzione di incendi
  • Sicurezza e Protezione del patrimonio aziendale
  • ( altro )

A tal fine si precisa che:

  • sono fornite alle persone che possono essere riprese, indicazioni chiare, anche se sintetiche, circa la presenza di impianti di videosorveglianza;
  • è scrupolosamente rispettato il divieto di controllo a distanza dei lavoratori in osservanza di quanto stabilito dall’art 4 L. 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori);
  • sono raccolti i dati strettamente necessari per il raggiungimento delle finalità perseguite, registrando le sole immagini indispensabili, limitando l’angolo di visuale delle riprese, evitando, quando non indispensabili, immagini dettagliate, ingrandite o con particolari non rilevanti.

Le aree soggette a sorveglianza sono identificate nella planimetria allegata.

Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumento magnetico, funzionante 24 ore su 24, con logiche strettamente correlate alla finalità stessa e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. La conservazione dei dati trattati avrà normalmente la durata di 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici e in ogni caso per un periodo di tempo massimo mai superiore a 5 giorni, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
La custodia delle riprese avverrà in locali protetti e non accessibili se non al personale all’uopo preposto.  L’impianto è gestito da incaricati opportunamente istruiti.
Il sistema impiegato è stato programmato in modo da operare al momento prefissato – ove possibile – la cancellazione automatica da ogni supporto, mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non
riutilizzabili i dati cancellato.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati
i dati raccolti per fini determinati non sono utilizzati per finalità diverse o ulteriori, fatte salve le esigenze di polizia o di giustizia e non sono diffusi o comunicati a terzi.
La comunicazione dei dati trattati, che avverrà solo in presenza di reati penalmente perseguibili, sarà indirizzata agli organi giudiziari cui verrà sporta denuncia.
Diritti di cui all’art. 7 del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 – La norma conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. Più precisamente l’interessato può ottenere dal Titolare la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali e la loro comunicazione in forma intelligibile. L’interessato può altresì chiedere di conoscere l’origine dei dati nonché le finalità del trattamento; di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge nonché l’aggiornamento, la rettifica o, se vi è interesse, l’integrazione dei dati; di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento stesso.
Il titolare del trattamento è la ( ragione sociale dell’azienda ) nella figura del legale rappresentante.
Responsabile del trattamento dei dati personali è la ( ragione sociale dell’azienda ) nella figura del legale rappresentante.
Per ogni ulteriore informazione nonché per esercitare i diritti di cui all’art. 7 l’interessato potrà rivolgersi al seguente indirizzo: ( ragione sociale et indirizzo dell’azienda ).

Con la presente, la scrivente Azienda intende comunicarLe che, al fine di meglio tutelare il patrimonio aziendale e per esigenze di sicurezza, ha deciso di installare un impianto di videosorveglianza nei luoghi ove si svolge l’attività lavorativa , attenendosi a quanto previsto dal Dlgs. n. 196/2003 e nel rispetto dell’art. 4 della Legge 300/70.

A tal fine:
a) La informiamo di quanto segue:
– incaricato della videosorveglianza è il sig………………..
-le telecamere non riprendono luoghi riservati esclusivamente al personale dipendente, quali spogliatoi o servizi;
-avranno accesso alla registrazione esclusivamente le seguenti persone:
……………………………………………………………………………..;
-le registrazioni non saranno conservate per un periodo di tempo superiore a 24 ore; dopo tale periodo si provvederà all’immediata cancellazione delle stesse;
-le immagini non saranno in alcun modo diffuse all’esterno.

b) Le alleghiamo le planimetrie relative alla disposizione delle telecamere e del cono di ripresa delle stesse sulle parti dei locali più esposti al rischio sicurezza ;

Data________________________

 

L’istanza di autorizzazione dovrà essere inviata alla competente Direzione territoriale del lavoro SOLO se non è possibile addivenire a livello aziendale ad un accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.

  • Devono essere esplicitiate nel documento le finalità che hanno portato alla scelta d’installare le videocamere (es. sicurezza nel luogo di lavoro, tutela del patrimonio aziendale, ecc.).
  • Deve essere specificata l’attività della ditta ed il numero di dipendenti e se sono presenti rappresentanze sindacali in azienda, ovvero se non è stato raggiunto l’accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (in tale caso il modulo richiede di allegare copia del verbale di mancato accordo con gli organismi sindacali istituiti nella ditta);
  • E’ possibile sorvegliare le sole aree a rischio, viene rimarcato il divieto di sorvegliare locali quali spogliatoi o servizi.
  • Le registrazioni dovranno essere custodite in un armadio con doppia chiave, una per il Titolare, una per il rappresentante dei lavoratori.
  • La conservazione delle immagini è limitata alle 24 ore, fatto salvo speciali esigenze in relazione a festività o chiusure uffici, nonché richieste dell’Autorità Giudiziaria.
  • Divieto di diffusione delle immagini all’esterno. Nota: Il documento non accenna minimamente alle funzionalità (ormai usuali) di trasmissione delle immagini in rete e alla conseguente possibilità di visualizzazione delle stesse su postazioni PC remote o in mobilità tramite dispositivi smartphone o tablet.
  • Si richiama l’obbligo alla informazione preventiva a tutto il personale (D.Lgs. 196/2003) e  l’obbligo di esporre adeguati cartelli di avviso “area videosorvegliata”.
  • L’impianto dovrà essere realizzato a “Regola d’arte” da impresa regolarmente abilitata e che dovrà rilasciare idonea certificazione al temine dei lavori (cfr. DM. 37/08).
  • E’ rimarcato l’obbligo di rispettare le prescrizioni del Garante Privacy (D.Lgs. 196/2003 e successivi provvedimenti, Provvedimento sulla Videosorveglianza).
  • Devono essere indicati in dettaglio gli angoli di ripresa.

All’istanza di autorizzazione dovranno essere allegati

  • Planimetria in A3 con dettagliate caratteristiche tecniche circa le videocamere previste (posizione, tipologia, campo visivo, angolo, profondità di campo, ecc.) e contestuale indicazione delle postazioni di lavoro, dando evidenza della loro esclusione dall’angolo di ripresa delle videocamere, nonché la posizione di tutti i monitor.
  • Dettagliata relazione tecnico-descrittiva sulla gestione e l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza.

Il modulo deve essere sottoscritto dal legale rappresentante dell’Impresa; inoltre, è opportuno evidenziare che gli allegati tecnici dovranno essere firmati dal responsabile aziendale e dal soggetto abilitato all’installazione (lett. B D.M. 37/08) o dal tecnico competente nella materia di cui trattasi, allo scopo di evitare il rilascio di autorizzazioni all’installazione e all’uso di impianti non tecnicamente compatibili con quelli previsti e descritti nell’istanza.

La pronuncia della Terza Sezione Penale della Corte di Cassazione nella sentenza n. 22611, ha ribadito come il datore di lavoro che installa alcune telecamere puntate direttamente su postazioni di lavoro, senza il preventivo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, non commette reato se tutti i dipendenti hanno espresso per iscritto il proprio consenso all’installazione del sistema di videosorveglianza.

 

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Provvedimento in materia di videosorveglianza 08-04-2010

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Modulo Unificato Autorizzazione impianti videosorveglianza e GPS

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Clausola contrattuale per gli installatori
“L’impianto di videosorveglianza è stato realizzato nel rispetto delle prescrizioni tecniche di cui al provvedimento generale sulla videosorveglianza del Garante per la protezione dei dati personali datato 08 aprile 2010. Il titolare del trattamento rimane responsabile di tutte le violazioni connesse alla necessità e/o opportunità dell’impianto ed al complessivo trattamento dei dati personali.”

 

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